В KAZ Minerals ежедневно происходят события различного масштаба.

null Онлайн-этикет

13.05.2020

Количество просмотров: 391

Звоните ли вы по деловым вопросам после 20.00 и раньше 8.00? Пользуетесь ли голосовыми сообщениями? Воздерживаетесь ли от смайликов в деловой переписке? Команда Центра обучения и развития Группы KAZ Minerals подготовила материал с правильными ответами на эти и другие вопросы. 

Сегодня мессенджеры стали неотъемлемой частью нашей личной и деловой жизни. Статистика показывает, что во время карантина резко возросло число пользователей и спектр используемых функций: от переписок и направления фото-видео материалов и документов до проведения онлайн-встреч.
У бизнес-общения в мессенджерах есть свой этикет. Центр обучения и развития Группы подготовил для вас важные правила, которые помогут увеличить эффективность их использования и не испортить отношения с собеседниками:

Безопасность превыше всего! 
•    Не переписывайтесь на ходу или во время вождения. 
•    В рабочей переписке часто обсуждаются важные вещи, поэтому особенно важно, чтобы ваш «рабочий» мессенджер был максимально безопасным. Обратите внимание на приложение, в котором вы ведете деловую переписку: желательно, чтобы в нем по умолчанию была реализована функция сквозного шифрования.

Часовой пояс: 
Офисы Группы KAZ Minerals расположены в нескольких странах. Обязательно учитывайте разницу во времени перед отправкой сообщений. 
Казахстан (Алматы, Нур-Султан, Усть-Каменогорск, Актогай, Бозшаколь) - GMT+6
Кыргызстан (Бишкек, Бозымчак) - GMT+6 
Великобритания (Лондон) - GMT+1 
Россия (Москва) - GMT+3
Например, если вы направляете сообщение коллеге из Лондона в 10 утра по времени Алматы, то оно может разбудить коллегу, т.к. в Лондоне еще только 5 утра. 

Время отправки сообщений: 
Уважайте время и распорядок дня ваших коллег – не отправляйте сообщения в часы, отведенные для сна и отдыха. Некоторые пользователи не убирают на время сна звук телефона на случай важных уведомлений и звонков. Если ваш случай может подождать – отложите отправку сообщений до начала рабочего дня собеседника.

Массовая рассылка картинок и видеопоздравлений по праздникам:
считается дурным тоном. Если вы хотите поздравить коллег, сделайте это персонально, напишите отдельным сообщением с обращением к собеседнику. Уважайте чужое информационное пространство. 

Орфография:
Дважды, нет, даже трижды проверяйте орфографию и автозамену. Многие слышали о казусных ситуациях, когда функция Т9 заменяла слова и ставила отправителя в неловкое положение. Чтобы не попасть в такую ситуацию при общении с коллегами, перепроверяйте текст перед отправкой. 

Не торопите собеседника:
Если собеседник не сразу отвечает на ваше сообщение, проявите терпение и понимание. Возможно, на это есть веские причины. Нет необходимости сразу направлять напоминание и дублировать текст своего сообщения. Уважайте чужое время и приоритеты. 

Ответы:
Не оставляйте сообщения коллег без ответа. Если у вас нет возможности сразу ответить на сообщение, сделайте себе пометку о необходимости ответить позже. Правилом хорошего тона в деловой переписке (даже посредством мессенджеров) считается ответ в течение 24 часов. Отсутствие ответа = молчание в живом диалоге.

Текст: 
Оформление текста в деловом сообщении тоже важно, вот несколько главных правил: 
- Помните про приветствие и обращение;
- Не пишите текст ЗАГЛАВНЫМИ буквами, т.к. в переписке это расценивается как «повышение тона»; 
- Не разделяйте текст на отдельные фразы-сообщения. Сформулируйте мысль и отправьте в одном небольшом сообщении. Это, действительно, важно, ведь крайне неудобно получать информацию частями и на каждый фрагмент сообщения получать звуковой сигнал устройства;
- Не злоупотребляйте эмодзи/смайлами. Они уместны в общении с друзьями и родными, в общении с коллегами лучше придерживаться бизнес-этикета; 
- Не нужно сокращать слова. Возможно, вам удастся сэкономить несколько секунд, но при этом вы рискуете потерять смысл или даже показаться грубым. 

Аудиосообщения:
Многие мессенджеры позволяют направлять аудиосообщения. У этого способа есть свои «+» и «-». Важно понимать, уместно ли использовать этот формат с учетом информации и длительности сообщения. Часто аудиосообщения используют, когда «слишком долго печатать», но здесь важно уважать и время получателя, которому вряд ли понравится прослушивать слишком долгую аудиозапись. В этом случае лучше договориться о звонке. Рекомендуем использовать аудиосообщения только если Вы уверены, что получатель приветствует такой вид сообщений и располагает возможностью его прослушать. 

Тон:
Отправляя текстовое сообщение, написанное второпях, легко забыть, что собеседник не видит вас, не слышит вашего голоса и может интерпретировать фразу совсем не так, как вы планировали. 
В эксперименте ученых из Нью-Йоркского университета участники верно определили заложенную в сообщении эмоцию только в 56% случаев. Это касается не только сообщений в мессенджерах, но и всей переписки, однако в мессенджерах проще забыться.
The Wall Street Journal приводил пример подобного диалога: в ответ на изложение бизнес-стратегии руководитель ответил своей сотруднице спустя четыре дня одним словом: «Понял». После получасовых размышлений ей пришлось позвонить ему, чтобы узнать, почему он расстроен. Но на самом деле он, напротив, обрадовался тому, что можно быстро убрать задачу из списка дел.

Групповые чаты с коллегами:
Если у вашего отдела/департамента есть группа в мессенджере, созданная для обсуждения вопросов по работе, то:
- Не нужно засорять пространство данной группы неуместными шутками, картинками, видео;
- Если вы хотите обратиться к одному-двум коллегам – то лучше сделать это отдельными сообщениями «в личку», не привлекая внимания всех коллег;
- Важно учитывать время отправки сообщений – не пишите в группу в общепринятое время сна и отдыха;
- Важно проверять информацию, которую Вы отправляете в группу, чтобы это не было расценено как распространение ложной/фейковой/непроверенной информации.

Контроль своего информационного пространства:
В каждом мессенджере есть функция управления уведомлениями. Вы можете на любой период заблокировать всплывающие и звуковые уведомления от выбранных пользователей и групп – для этого достаточно изучить «настройки» приложения и вашего аккаунта. 


 

0 комментария(-ев)

Популярное на сайте

Сейчас обсуждают

26.05.20 13:18

Здравствуйте.Хотелось бы узнать можно ли снова уст...

Костельцев Юрий
26.05.20 7:10

Спасибо))

26.05.20 3:30

Ответ коллег-рекрутеров: Для рассмотрения кандидат...

Костельцев Юрий
22.05.20 9:14

Добрый день! Я отправил письмо для получения одной...

Показаны 5 из 19 элементов